Hoy en día, ya estamos familiarizados con un buen número de acrónimos ingleses, pero si hay uno que está especialmente presente en el mundo de las organizaciones ese es el ERP.

Si nos preguntamos por el significado de estas siglas, podemos “preguntar” en Wikipedia, que nos define los ERP (Enterprise Resource Planning) como “sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”.

En definitiva, son sistemas integrales de gestión, que se caracterizan por presentar diversos módulos: finanzas, producción, contabilidad, logística, ventas…Otra de sus características esenciales es la adaptabilidad: están diseñados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa, que los “personaliza” de acuerdo con las necesidades de información que presente.

Los orígenes de estos sistemas los localizamos hacia la década de 1970. Por aquel entonces se utilizaba un software llamado Material Requirement Planning (MRP), cuyo fin era establecer las necesidades de materia prima dentro de la organización. En un principio, estos sistemas no tenían en cuenta la restricciones de capacidad (los llamados MRP I), aunque hacia los años 80 surgieron los MRP con capacidad finita (MRP II). Durante esta época también hubo intentos por integrar no sólo los sistemas de planificación de recursos, sino la totalidad de la gestión de la empresa. Este hito se consigue en la década de los 90 con la aparición de los ERP.

Estos sistemas fueron considerados como la manera de usar la información más proactivamente a lo largo de la empresa, pero la realidad es que la eficiencia en el intercambio de información no se ha traducido, en muchos casos, en una mejora de la efectividad general de la empresa. Como en la mayoría de los cambios que debe afrontar una organización, la cultura organizativa debe ser la catalizadora del mismo, y no esperar soluciones “mesiánicas” en forma de sistemas de software más o menos complejos.

En cuanto al proceso de implantación de un sistema ERP, suele ser un proceso largo y costoso, e incorpora un equipo de desarrollo considerable, amén de la inversión en tiempo. Una vez implantado, hemos de asegurar la calidad y potenciar la mejora del desempeño. Se debe analizar, por supuesto, el retorno sobre la inversión (ROI) y aspectos clave como la optimización, que potencian la visión de la mejora continua del proyecto implantado.

En cuanto a los proveedores de sistemas ERP, el mercado está dominado por SAP. La empresa alemana ha conseguido implantar su ERP en un buen número de empresas multinacionales. Para las pequeñas y medianas empresas ofrece el SAP Business One, bajo el título de ser la solución integral para responder a las necesidades de las pymes de hoy. En este mercado, se ha encontrado con la competencia de la empresa Salesforce, que ha conseguido, desde sus inicios en 1999, alrededor de 300.000 clientes. Al contrario que SAP, Salesforce no vende su producto bajo licencia, sino que alquila su uso a través de la red. Es lo que se llama el software bajo demanda, y su éxito a obligado a los más grandes, como por ejemplo, IBM, a adoptar soluciones que van en ese mismo sentido.

En definitiva, y huyendo de “panaceas”, podemos entender los sistemas ERP como instrumentos que optimizan los procesos empresariales y que proporcionan acceso a información fiable, precisa y oportuna. Estas características, unidas a un necesario cambio organizacional, permiten asociar los recursos tecnológicos necesarios a la estrategia de la organización, para que sea posible llevarla a cabo.